1. Algemeen Artikel 1 De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijk of mondelinge aanwijzingen van het Bestuur en/of namens het Bestuur optredende personen (zoals de technische commissie).
Artikel 2 Nieuwe leden zijn verplicht een machtiging af te geven voor automatische incasso van de contributie en eventuele andere financiële verplichtingen (zoals ‘afkoop’). Bestaande leden die geen machtiging tot automatische incasso hebben verstrekt zijn hun verschuldigde contributie niet voor 15 maart van het desbetreffende verenigingsjaar hebben betaald. Zij ontvangen daartoe uiterlijk 1 februari een factuur van de penningmeester. De leden zijn verplicht de contributie te voldoen vóór 15 maart van het desbetreffende verenigingsjaar. De penningmeester zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben gedaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
Artikel 3 De leden hebben het recht alle bijeenkomsten (met uitzondering van bestuurs- en commissievergaderingen), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging bij te wonen.
2. Vergaderingen
Artikel 4 De vergaderingen van het Bestuur worden gehouden op voorspraak van de voorzitter of minimaal 3 bestuursleden. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle bestuursleden bij elk agendapunt te beperken, alsmede de vergadering te schorsen dan wel te verdagen.
Artikel 5 Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging of een e-mail aan ieder bestuurslid, tenminste 14 dagen voor de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 6 Kandidaatstelling voor een door de Algemene Ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het Bestuur en/of door vijf senior-leden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het Bestuur geschiedt, nadat het Bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, -vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat- uiterlijk 7 dagen voor de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 7 De agenda van de Algemene Ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is
ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 8 Alle op de agenda van de Algemene Ledenvergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een Algemene Ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
3. Commissies
Artikel 9 De Algemene Ledenvergadering kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het Bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4, van de Statuten – kunnen te allen tijde door het Bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het Bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 10 De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4, van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de Algemene Ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
4. Bestuur
Artikel 11 De op statutaire wijze tot bestuurslid benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Dit stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden tenminste twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 11 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende bestuursleden geschieden in de eerste Algemene Ledenvergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervanging van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 12 In de eerste vergadering van het Bestuur na de Algemene Ledenvergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden
waargenomen door een of meerdere door het Bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van een of meerdere bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het Bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk Bestuur.
Artikel 14 Het Bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: a) Namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen. b) Presentielijsten en notulen van alle Algemene Ledenvergaderingen en vergaderingen van het Bestuur.
c) De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welk gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet opgenomen te worden. Van de onder a) bedoelde administratie moet aan ieder lid die daarom verzoekt, binnen een week ter inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
AVG condities- S.L.T.V.R
S.L.T.V..R hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar leden. In dit Privacy Reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Uiteraard gaan we zorgvuldig om met je persoonsgegevens en doen we er alles aan om jouw privacy te waarborgen.
S.L.T.V.R. houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat wij in ieder geval:
• Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, welke zijn beschreven in dit Privacy Reglement;
• Verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is; • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze zullen respecteren.
Als S.L.T.V.R zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien jij na het doornemen van ons Privacy Reglement vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens, zie onderaan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van (potentiële) leden Persoonsgegevens van leden worden door S.L.T.V.R verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): • Administratieve doeleinden t.b.v. het lidmaatschap bij S.L.T.V.R i; • Administratieve doeleinden t.b.v. aanmelding als lid bij de KNLTB; • Communicatie over zaken die bij een lidmaatschap bij S.L.T.V.R horen (zoals onze Nieuwsbrief (Johan van Vijaldenhoven ) en met de Tennisschool). Grondslag voor deze persoonsgegevens is het
Aanmeldingsformulier wat je invult en instuurtnaar de Ledenadministratie bij aanvang van je lidmaatschap. Voor de bovenstaande doelstelling(-en) kan TV de Hei de volgende persoonsgegevens van je vragen: • Voornaam; • Tussenvoegsel; • Achternaam; • Adres; • Postcode; • Plaats; • Land; • Telefoonnummer; • Emailadres; • Geslacht;
• Geboortedatum; • IBAN-nummer.
Jouw persoonsgegevens
worden door S.L.T.V.R opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die jij aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen Verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken
Jouw persoonsgegevens
worden door S.L.T.V.R opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(-en) voor de periode:
• Gedurende de looptijd van je lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar;
• NAW-gegevens kunnen door de Ledenadministratie worden bewaard voor eventuele toekomstige activiteiten, die interessant kunnen zijn voor oud-leden (zoals reünie of speciaal evenement);
• Wil je dat je NAW-gegevens na je lidmaatschap uit onze Ledenadministratie worden verwijderd, dan dien je dit nadrukkelijk aan te geven bij de beëindiging van je lidmaatschap.
Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers en sponsoren Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door S.L.T.V.R verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(-en):
• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen aankoop- of sponsoropdracht.
Voor de bovenstaande doelstelling(-en) kan S.L.T.V.R de volgende persoonsgegevens van je vragen: • Voornaam; • Tussenvoegsel; • Achternaam; • Adres; • Postcode; • Plaats; • Telefoonnummer; • E-mailadres; • Bedrijfsnaam; • IBAN-nummer.
Jouw persoonsgegevens
worden door S.L.T.V.R opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die jij aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen Verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij je persoonsgegevens delen met derden, indien jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar), indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
S.L.T.V.R. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; • Alle personen die namens S.L.T.V.R van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; • Onze bestuurs en commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Foto,s
Tijdens onze toernooien of de competitie zou het kunnen dat er foto’s van u worden gemaakt.
Door deelname aan onze evenementen gaat u automatisch akkoord dat deze mogen worden
geplaatst op onze sociale media zoals Facebook , onze website , krant e.a.
Rechten omtrent jouw gegevens Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan
voornoemde verzoeken. Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe,dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
S.L.T.V.R neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien je meer informatie wenst over de beveiliging van door S.L.T.V.R verzamelde persoonsgegevens, vinden wij het fijn als je contact met S.L.T.V,R opneemt via: Andre Gelauf S.L.T.V.R E- mail : [email protected]
Als je naar aanleiding van ons Privacy Reglement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op! Mocht je niet tevreden zijn met onze reactie op je klacht dan heb je natuurlijk ook het recht een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen Dit Privacy Reglement kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website en onze Nieuwsbrief bekend gemaakt.